Administrativo/a (apoio administração GAP)

Função
Executar o trabalho administrativo: do gabinete de apoio à Administração  e das áreas jurídico-legal, administrativa e direção financeira.
Tarefas da Função / Competências Técnicas (saber fazer):
  • Apoio ao gabinete da administração:
    • Organização e gestão de agendas, revisão e produção de sínteses e análises críticas de documentos comerciais, económico-financeiros, jurídico-legais e administrativos; comunicação com organismos e entidades públicos e privados (bancos, prestadores de serviços, parceiros comerciais). Consolidação de extratos bancários, tratamento, registo e classificação de despesas da Administração.
  • Área jurídico-legal:
    • Manutenção dos registos societários atualizados; gestão documental; comunicação e gestão de processos com autoridades e organismos públicos e privados (AT, Registos Centrais, CMs, Bancos, Auditores, Consultores, Seguradoras, …).
  • Área direção financeira:
    • Revisão de relatórios de contas anuais, calendarização e preparação de informação e relatórios periódicos financeiros a prestar a investidores (Investor Relations); calendarização, revisão e entrega de informação periódica financeira a analisar em Conselhos de Administração e/ou Assembleias Gerais de sócios/acionistas; preparação, revisão e entrega de documentação bancária: contratos, formulários;
  • Gestão do dossier seguros:
    • Prospeção e avaliação de fornecedores, recolha e análise de orçamentos; manutenção dos registos de seguros atualizados: seguimento de vencimentos, prazos, pagamentos de recibos e apólices, gestão da comunicação e processos a nível interno e externo (contacto integral com os prestadores dos serviços);
  • Gestão do dossier viaturas:
    • Manutenção do inventário e registos de viaturas atualizado; agendamento e coordenação interna e externa de ações de manutenção e reparação, calendarização e agendamento de IPOs, preparação e gestão de autorizações de condução, e outros documentos relacionados com a utilização de viaturas de empresa. Produção de relatórios e análises críticas da frota empresa: custos, eficiência, sustentabilidade;
  • Gestão do dossier chaves:
    • Manutenção dos registos de entrada e saída de chaves atualizados; produção de documentos de entrega e receção;
  • Gestão de logística e despesas de viagens:  
    • Organização da logística das viagens da Administração (reservas e preparação de documento de logística), produção e consolidação de relatórios de viagens da Administração;
Competências sociais/relacionais/comportamentais (saber estar)
  • Pessoa honesta, trabalhadora e inteligente ;
  • Autónoma, proactiva, resolutiva, produtiva e objetiva;
  •  Vontade e empenho suficientes para participar no cumprimento da missão a que nos propomos: liderar uma nova estratégia de desenvolvimento do País e da Europa sustentada nos nossos valores e cultura.
  • Autónoma, proactiva, resolutiva, produtiva e objetiva.
Competências Cognitivas (saberes)
  • Conhecimento da linguagem e realidade jurídico legal societária portuguesa; da terminologia da área dos Seguros, da linguagem técnica e processos de contabilidade.
  • Conhecimentos nas áreas da legalidade, fiscalidade e contabilidade societárias portuguesas (valorizável de outras jurisdições).
  • Línguas (níveis do Quadro Europeu Comum de Referência para Línguas):  português nível C, inglês nível B.
  • Conhecimento (dominio) do pacote office com especial desenvolvimento em Excel.
  • Outras Competências:
  • Competências sólidas na produção escrita (relatórios, correspondência, …), utilização da terminologia, forma e conteúdos adequados a cada área e circunstância;
  • Competências técnicas sólidas e demonstradas na área administrativa e legal, no âmbito do trabalho em equipa, da colaboração e da transparência;
  • Objetividade, capacidade de análise critica e síntese de documentos e situações.

Experiência:

  • Experiência demonstrada na comunicação com instituições públicas e privadas (AT. Registos Centrais, Bancos, Seguradoras, Auditores, Consultores, …)

Candidate-se a esta posição

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